Как составить бизнес письмо

Структура делового письма

1. Заголовок

Укажите адрес отправителя и получателя, дату и тему письма.

2. Приветствие

Начните с вежливого обращения, например: «Уважаемый/ая [имя получателя]»,

3. Вступление

Кратко опишите цель письма и причину написания.

4. Текст письма

Изложите основную информацию в ясной и лаконичной форме.
Используйте подзаголовки и абзацы для улучшения читабельности.
Предоставьте необходимые детали и доказательства.

5. Заключение

Подведите итог основным пунктам письма.
Укажите дальнейшие действия, которые должны быть предприняты.
Выразите благодарность или пожелание.

6. Подпись

Завершите письмо вашим рукописным или электронным подписью.
Укажите ваше полное имя, должность и название компании.

7. Приложение

Если есть какие-либо дополнительные документы или материалы, включите их в приложение.

Советы по написанию деловых писем

Ясность: Излагайте свои мысли четко и кратко.
Профессионализм: Используйте формальный тон и избегайте сленга или неформальных выражений.
Точность: Проверьте факты и данные, прежде чем отправлять письмо.
Грамматика и орфография: Убедитесь, что письмо грамотно и без орфографических ошибок.
Форматирование: Используйте четкий шрифт, достаточные поля и абзацы для повышения читабельности.
Конфиденциальность: При необходимости укажите степень конфиденциальности письма.
Ответить на письмо: Оперативно отвечайте на входящие письма.
Хранение копий: Сохраняйте копии всех отправленных писем для записи.